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FAQ

 

Retrouvez ici l'ensemble des questions fréquentes concernant le Portail Partenaires Action Sociale. Consultez ces questions pour y trouver votre réponse.

Si vous ne trouvez pas ce qui vous convient, un service d'assistance est à votre disposition :

- par messagerie électronique (mail) : cliquer sur "Contact"
- par téléphone au 03 80 33 11 30 ou 03 80 33 11 31 (prix d'un appel local) du lundi au vendredi.

S'il s'agit de questions concernant vos bénéficiaires, prenez directement contact avec vos organismes de protection sociale.

 

Assistance technique

Configuration matérielle nécessaire pour accéder au portail Partenaires action sociale

Inscription sur le site

Problème avec le mot de passe

Problème d’accès aux données sécurisées

Manuels expliquant le fonctionnement du portail partenaires action sociale

 

La facturation par saisie en ligne

Puis-je interrompre la saisie de mon formulaire ?

Doit-on saisir un bénéficiaire figurant dans le formulaire mais n'ayant pas bénéficié d'heures d'aide ménagère ?

Comment corriger mon formulaire ?

Comment envoyer mon formulaire ?

Je n’ai pas toutes les prises en charge en cours dans mon formulaire, puis je les ajouter ?

J’ai validé mon formulaire avant la fin de ma saisie, puis-je le reprendre ?

 

La facturation par fichier

Quel fichier dois-je envoyer ?

Comment nommer mon fichier ?

Comment modifier le nom de mon fichier ?

 

Le bordereau de paiement

Que faut-il faire en cas de problème d'affichage des bordereaux de paiement au format .pdf ?

J’ai envoyé mes données de facturation, je n’ai pas mon bordereau de paiement via Ppas.

J'ai reçu un versement comptable mais je n'ai pas le bordereau de paiement correspondant.

 

Les anomalies de facturation, de report

La facturation a généré des anomalies. Comment les traiter ?

 

 


 

 

 

Assistance technique

 

Configuration matérielle nécessaire pour accéder au portail Partenaires action sociale

 

Ce portail est optimisé pour une résolution d'écran de 1280 par 768 pixels.

 

Le site est prévu pour s'afficher de manière optimale sur :.

- Firefox 45.2 et plus
- Chrome 49.0 et plus.

Si vous utilisez IE, qu'elle que soit la version, le site sera visible mais son affichage sera fortement dégradé, et les services destinés aux structures d'évaluation ne seront pas opérationnels.

En mettant à jour gratuitement la version de votre navigateur, vous vous assurez une lecture la plus conforme aux standards et donc la plus accessible.

 

Prestataires évaluateurs utilisant le mode déconnecté :

Attention : pour les versions ESR du navigateur Firefox, des paramétrages sont à effectuer :

Version 45 ESR : activation à "true " Version 52 ESR : activation à "true"
dom.serviceWorkers.enabled dom.serviceWorkers.enabled
dom.serviceWorkers.Interception.enabled  

Vous devez activer les services en définissant la valeur à "True" pour que le mode déconnecté fonctionne.

 

Gestion du mode déconnecté (concerne uniquement les évaluateurs) :

Dans le tableau ci-dessous vous trouverez les cas dans lesquels l’utilisateur devra générer de nouveau son mode déconnecté (exemple dans le cas d’un changement d’ordinateur l’opération sera à refaire).

 

 

Changement d'ordinateur

Changement de navigateur

Suppression historique du navigateur

Mise à jour du navigateur

Génération du mode déconnecté

Oui

Oui

Sur Firefox NON

Non

Sur Chrome OUI

Réservation de commandes d’évaluation

Oui

Oui

Sur Firefox NON

Non

Sur Chrome OUI

 

 

Effacement des données de navigations sous Chrome (concerne uniquement les évaluateurs) :

Pour éviter de perdre l’intégralité des données stockées dans le navigateur Chrome, l’utilisateur procédera obligatoirement à une opération de synchronisation avant d’effectuer le vidage du navigateur. De plus, il ne devra pas cocher le critère "images et fichiers en cache" (Cf ci-dessous).

modele effacement des données de navigation

 

 

Certains documents ou pages sont au format PDF. Pour les visualiser, téléchargez Acrobat Reader en cliquant sur l'image ci-dessous :

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Inscription sur le site

 

Je souhaite m'inscrire, comment dois-je faire ?

Pour vous inscrire et accéder aux services en ligne votre structure doit être préalablement rendue éligible à une inscription. L’éligibilité est décidée par votre caisse de rattachement.

1 - A droite de la page d’accueil, cliquez sur "S’inscrire" pour consulter, dans un premier temps, les conditions générales d’inscription.
Consultez les conditions d'accès, validez-les et cliquez sur "J'accepte les conditions générales applicables aux services du Portail Partenaires Action Sociale et je souhaite m'inscrire" en bas de la page.

2 - L’écran suivant permet de démarrer la phase d’inscription. Saisissez le numéro du département de votre caisse de rattachement, ainsi que votre numéro de prestataire. Enregistrez pour accéder à un formulaire permettant l’inscription d’un ou plusieurs utilisateur(s) et la sélection de service(s).

3 - Inscrire un (ou des) utilisateur(s) :
Cliquez sur "Inscrire utilisateur" pour s’inscrire et inscrire éventuellement un ou plusieurs autres utilisateurs.
Le login (identifiant) et le mot de passe sont choisis librement en respectant les normes suivantes :

- le login peut être alpha-numérique. Il ne doit pas comporter d'accent ou de caractère spécial (apostrophe, espace…).
- le mot de passe doit comporter au moins 8 caractères et ne pas comporter d'accent ou de caractère spécial. Il doit comporter au moins un chiffre.

Mémorisez bien le mot de passe et retenez si sa saisie est effectuée en majuscules ou minuscules. La saisie devra être identique lors d'une future connexion. Enregistrez.

4 - Choix des services que l’institution pourra utiliser :
Cliquez sur "Sélectionner service(s)" pour choisir parmi les services disponibles le (ou les) service(s) qui vont déterminer le mode d’échange de données avec votre Carsat ou CGSS.
Cochez "Oui" en face des services proposés (Le service "Administration institution" est coché "oui" par défaut, car c’est un service obligatoire). Enregistrez.

5 - Choix du (ou des) utilisateur(s) de chacun des services :
Pour indiquer qui pourra utiliser le service "Administration institution", cliquez sur "Changer les utilisateurs de service", à droite de l’intitulé du service "Administration institution".
Cochez "Oui" en face du ou des utilisateurs qui pourront utiliser le service.
Procédez de même pour tous les autres services auxquels vous avez souscrit.

6 - Finalisation de l’inscription :
Lorsque vous avez terminé et que tous les utilisateurs sont rattachés à un ou plusieurs services, enregistrez. Le message "Fin de l'inscription" s'affiche.
Cela génère l’envoi de cette inscription à la caisse, pour validation.

7 - Validation par la caisse :
La caisse adressera un courrier au directeur de la structure, pour l’aviser qu’une personne a réalisé l’inscription.
Après avoir validé l’inscription, la caisse donne son feu vert à la structure. Celle-ci peut désormais utiliser le portail PPAS pour des échanges de données
Chaque utilisateur de la structure peut alors accéder aux services auxquels il est inscrit, en allant dans la rubrique "Accédez à vos services" située à droite de la page d’accueil, en tapant son identifiant (login) et son mot de passe et en cliquant sur "OK".
Un changement du mot de passe est demandé à la première connexion.

 

Si vous rencontrez une difficulté, n'hésitez pas à contacter l'assistance téléphonique au 03 80 33 11 30 (prix d'un appel local).

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Problème avec le mot de passe

 

J’ai oublié/perdu mon mot de passe

Pour obtenir un nouveau mot de passe, vous devez afficher la page d'accueil du portail puis cliquer sur le lien "mot de passe oublié", situé à droite de votre écran (au dessus de la carte de France).
Une fenêtre va s'ouvrir où vous devrez saisir votre identifiant (login) , votre mail qui est inscrit dans le portail et recopier les lettres de l'image qui est affichée.
Cliquez sur enregistrer, si vous n'avez pas recopié l'image correctement ou si elle est illisible, une autre s'affiche et vous pouvez recommencer.
Lorsque votre demande est enregistrée, un message vous indique qu'un mot de passe temporaire vous a été envoyé dans la boite mail qui a été renseignée.

 

Quand je tape mon identifiant et mon mot de passe, j’obtiens le message "Erreur : échec de l’authentification"

Pour réinitialiser votre mot de passe, vous devez afficher la page d'accueil du portail puis cliquer sur le lien "mot de passe oublié", situé à droite de votre écran (au dessus de la carte de France).
Une fenêtre va s'ouvrir où vous devrez saisir votre identifiant (login) , votre mail qui est inscrit dans le portail et recopier les lettres de l'image qui est affichée.
Cliquez sur enregistrer, si vous n'avez pas recopié l'image correctement ou si elle est illisible, une autre s'affiche et vous pouvez recommencer.
Lorsque votre demande est enregistrée, un message vous indique qu'un mot de passe temporaire vous a été envoyé dans la boite mail qui a été renseignée.

 

Quand je tape mon identifiant et mon mot de passe, j’obtiens le message "Erreur : Votre mot de passe arrive à expiration"

Votre mot de passe a une validité de 6 mois. Au bout de ce délai, vous devez le modifier.

 

Quand je tape mon identifiant et mon mot de passe, j’obtiens le message "Vous ne pouvez pas vous connecter car votre compte a été désactivé pour des raisons de sécurité"

Suite à 3 tentatives de connexion avec un login ou un mot de passe incorrect, votre compte a été verrouillé. Si vous avez oublié votre mot de passe, vous devez en demander un nouveau.

 

Comment obtenir un nouveau mot de passe ?

Pour obtenir un nouveau mot de passe, vous devez afficher la page d'accueil du portail puis cliquer sur le lien "mot de passe oublié", situé à droite de votre écran (au dessus de la carte de France).
Une fenêtre va s'ouvrir où vous devrez saisir votre identifiant (login) , votre mail qui est inscrit dans le portail et recopier les lettres de l'image qui est affichée.
Cliquez sur enregistrer, si vous n'avez pas recopié l'image correctement ou si elle est illisible, une autre s'affiche et vous pouvez recommencer.
Lorsque votre demande est enregistrée, un message vous indique qu'un mot de passe temporaire vous a été envoyé dans la boite mail qui a été renseignée.

 

Je n'ai pas reçu mon mot de passe par mail, que faire ?

- Vérifiez que votre messagerie n'a pas classé le mail de webmestre.dijon en spam,
- Vérifiez que l'adresse mail que vous avez renseignée lors de votre inscription est correcte
- Si vous n'avez pas reçu de message sous 2 heures, nous vous invitons à contacter l'assistance téléphonique au 03 80 33 11 30 (prix d'un appel local).

 

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Je viens de recevoir un mot de passe temporaire, comment l'utiliser ?

Vous devez procéder de la manière suivante:

1 - .Sur la page d'accueil à droite, saisissez votre identifiant et le mot de passe temporaire que vous venez de recevoir dans votre boite mail.
2 - .Une nouvelle page "Modifier le mot de passe" vous permet de changer votre mot de passe. Pour cela, vous devez renseigner les champs suivants :

- "Nom utilisateur" : saisissez votre login.
- "Ancien mot de passe" : saisissez le mot de passe temporaire qui vous a été envoyé.
- "Nouveau mot de passe" : saisissez un nouveau mot de passe qui doit comporter 8 caractères minimum dont au moins 1 numérique (*).
- "Confirmer le nouveau mot de mot de passe" : saisissez une deuxième fois le mot de passe que vous venez de choisir.

Cliquez sur "OK".
Une nouvelle page va s'afficher : "S'inscrire" et vous demandera votre nouveau mot de passe :

- "Nom utilisateur" : votre login est déjà renseigné.
- "Mot de passe" : saisissez encore une fois votre nouveau mot de passe.

Cliquez sur "Connexion" et vous serez connecté sur votre espace de travail habituel.

(*) Votre mot de passe a une validité de 6 mois, il doit comporter au moins un caractère numérique et ne pas inclure les signes suivants : < > / ! # { } ; |
Il doit avoir une longueur de 8 caractères minimum dont au moins un caractère numérique et respecter les minuscules et les majuscules.
Les trois derniers mots de passe saisis sont conservés en mémoire, vous ne pourrez donc pas remettre un ancien mot de passe avant le 4ème changement.

 

Si vous rencontrez une difficulté, n'hésitez pas à contacter l'assistance téléphonique au 03 80 33 11 30 (prix d'un appel local).

 

 

Problème d’accès aux données sécurisées

 

La confidentialité des échanges et des déclarations est assurée (protocole SSL). L'accès au service déclaratif est limité aux personnes autorisées par le service grâce au processus de l'inscription. L'identification du déclarant, son authentification et l'intégrité des échanges sont également assurées.

 

 

Manuels expliquant le fonctionnement du portail partenaires action sociale

 

Des manuels destinés aux différents prestataires pouvant s'inscrire dans le portail Partenaires Action Sociale sont disponibles dans la rubrique "Documentation" -> "Guides et outils".

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La facturation par saisie en ligne

 

 

Puis-je interrompre la saisie de mon formulaire ?

Oui, tant que le formulaire n’est pas validé, il est possible d’interrompre la saisie : cliquez sur « Enregistrer » pour conserver les données saisies. A la prochaine connexion, les données déjà saisies s’afficheront.

 

 

Doit-on saisir un bénéficiaire figurant dans le formulaire mais n'ayant pas bénéficié d'heures d'aide ménagère ?

Non, cliquez sur le signe - à droite de la ligne concernée : cela barre la ligne et empêche qu'elle soit re-présentée le mois suivant.

 

 

Comment corriger mon formulaire ?

Tant que le formulaire n’est pas validé, il est possible de modifier la saisie : se positionner dans le champ à corriger et saisir les bonnes informations.

 

 

Comment envoyer mon formulaire ?

Quand le formulaire est totalement saisi, cliquez sur le bouton "Valider", présent sur la dernière page à saisir : le formulaire n’est plus affiché à l’écran et sera traité dans le prochain paiement. (Après validation, vous avez accès, par un bouton pdf, à un récapitulatif de votre saisie)

 

 

Je n’ai pas toutes les prises en charge en cours dans mon formulaire, puis je les ajouter ?

Il n’est pas possible de les ajouter, Celles-ci n’apparaitront que lorsque les personnes concernées ont reçu une notification de prise en charge.
Pour la facturation des échéances antérieures à 12 mois, faire des facturations individuelles et les envoyer à la caisse pour traitement manuel.

 

 

J’ai validé mon formulaire avant la fin de ma saisie, puis-je le reprendre ?

Si vous constatez une erreur dans votre facturation le jour même de la validation du formulaire, vous pouvez annuler cette validation en cliquant sur le bouton 'Annuler'.

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La facturation par fichier

 

 

Quel fichier dois-je envoyer ?

Un fichier de facturation au format xml, issu de votre logiciel de gestion. Vous trouverez le détail du tracé xml à respecter, en consultant le cahier des charges du fichier de facturation xml (rubrique "Documentation" -> "Les cahiers des charges").

 

 

Comment nommer mon fichier ?

- Pour de l'AMD prestataire : "code caisse_identifiant structure_échéance(AAAAMM).xml" (exemple : 03_21231300_201010.xml)
- Pour les autres types de prestations : "code caisse_date(JJMMAA)_code prestation sans PPP_identifiant structure.xml" (exemple : 03_171110_014_21231300.xml)

Le nom du fichier que vous allez envoyer doit être différent de ceux utilisés lors d'envois précédents. ATTENTION : La référence interne du fichier xml (champ <rf-borfact> dans l’en-tête du fichier) doit être impérativement identique au nom du fichier.

 

 

Comment modifier le nom de mon fichier ?

Si le fichier n’est pas nommé sous le format voulu par le logiciel de facturation : clic droit sur le fichier, sélectionner "renommer" dans la liste qui est proposée, puis nommer sous la forme voulue.

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Le bordereau de paiement

 

 

Que faut-il faire en cas de problème d'affichage des bordereaux de paiement au format .pdf ?

Vérifier que le logiciel 'Acrobat reader ' ou 'Adobe reader' est bien installé sur votre poste.

 

 

J’ai envoyé mes données de facturation, je n’ai pas mon bordereau de paiement via Ppas.

- Soit la caisse n'a pas encore mandaté votre facturation ;
- Soit le bordereau de paiement Antares n'est pas encore à disposition dans Ppas. Les bordereaux de paiements (donnant le détail de ce qui vous a été payé) sont mis en ligne dans le portail 48 heures après la date de paiement.

 

 

J'ai reçu un versement comptable mais je n'ai pas le bordereau de paiement correspondant.

Les bordereaux de paiements (donnant le détail de ce qui vous a été payé) sont mis en ligne dans le portail 48 heures après la date de paiement.

 

 

 

 

Les anomalies de facturation, de report

 

 

La facturation a généré des anomalies. Comment les traiter ?

La liste de tous les motifs d’anomalies de facturation ou de report se trouve dans Ppas : menu « Documentation », sous-menu "Guides et outils" => "Procédure de traitement des anomalies de facturation et de report".

Rappelons que les anomalies peuvent être générées :

- à l’envoi d’un fichier de facturation (anomalies de facturation);
- à l’entrée dans le système d’information (à J+2 ou J+3 de l'envoi) (anomalies de report).

Seules les lignes de facturation qui ont généré des anomalies de facturation le jour de l'envoi peuvent être re-facturées via le portail après résolution de l'anomalie (sauf lorsque le motif d'anomalie est "ligne de facture déjà envoyée ou échéance déjà facturée").

Dans le cas où une ligne de facturation a été rejetée au motif "ligne de facture déjà envoyée ou période d'intervention déjà facturée (enregistrement n°x)", et dans le cas où ce règlement doit effectivement être réalisé, vous devrez transmettre la facturation concernée par courrier à votre caisse régionale pour traitement manuel.